Et oppdrag er en sentralt begrep i Cube, og svært mye av aktiviteten er basert rundt dette begrepet. Her finner du mer informasjon om hva det er og hvordan det henger sammen.
Enten du bruker Cube til å følge opp eksisterende kunder, booke møter med bedrifter, selge produkter, onboarde nye abonnenter eller innhente samtykker vil aktiviteten foregå i et Oppdrag. Du kan se på Oppdrag som et lokale du tar med deg kunden inn i, der kunden vil bli presentert for det du har å selge, presentere eller informere om - kort sagt det du vil gjøre med kunden.
Oppdraget er altså der kunden "bor" så lenge det skal gjennomføres en Aktivitet som følger en Kundeflyt. Kunden kan flyttes inn i oppdrag og ut av oppdrag som du selv vil, og innad i oppdraget kan kunden flyttes mellom ulike Segmenter.
Oppdraget har svært mange oppsettmuligheter og det er tilnærmet uendelig variasjon i måten du kan bruke oppdrag på, her er det bare fantasien som setter grenser. De viktigste faktorene er som følger:
1. Oppdraget forholder seg til en definert Kundeflyt.
Kundeflyten er nærmere beskrevet i en egen artikkel, men for Oppdraget er Kundeflyten det som beskriver hva som kan skje med Kunden i Oppdraget, altså hvilke Utfall og Tilstander som kan velges fra ulike Tilstander. Kundeflyten definerer med andre ord hvilken Aktivitet som skal skje i Oppdraget.
2. Oppdragets Utfallsalternativer kan settes opp ulikt
Kundeflyten definerer altså tilstander og dermed hvilke Utfall som kan skje i et Oppdrag, men Oppdraget kan i sin tur ha unike utfallsalternativer, altså underkategorier av Utfall. To Oppdrag med samme Kundeflyt kan altså ha de samme Utfall, men kan ha helt ulike Utfallsalternativer. Et eksempel: i to ulike Oppdrag med Kundeflyt "Møtebooking" er det bare det ene som skal tillate booking av både fysiske møter og videomøter. Under Utfallet "Møte booket" er det dermed to Utfallsalternativer på det ene Oppdraget, mens det bare er ett på det andre.
3. Oppdragets Utfall kan ha ulikt oppsett for informasjonsfelt
I eksempelet over ønsker man at det ene Oppdraget skal ha mulighet for å booke videomøte, som da blir lagt til som et Utfallsalternativ. Det Oppdraget som har dette Utfallsalternativet skal kanskje ha en mulighet for å velge hvilken videomøte-plattform som kunden kalles inn til møte på. Ved å legge til et informasjonsfelt på dette Utfallet på dette Oppdraget blir det mulig å registrere denne informasjonen når man velger dette Utfallet.
4. Oppdraget kan ha egne SMS-flyter
Alle Utfall på et Oppdrag kan settes opp med en egen SMS-flyt, det vil si at registrering av et Utfall kan trigge en utgående SMS kan lytte på godkjente svar som kan ta kunden videre til en ny Status ved å registrere et definert Utfall. På denne måten kan man automatisere deler av kundeflyten basert på kundens respons på SMS, eller benytte seg av kvitterings- eller informasjonsflyt på SMS.
5. Oppdraget kan ha egne Tilgjengelige Produkter
Avhengig av hvordan du velger å fordele kundene på ulike oppdrag, kan selgere på de ulike oppdragene ha ulike valgmuligheter når det gjelder Produkter. Hvilke(t) utfall som kan få et Produkt hektet på seg defineres av Kundeflyten, og når du definerer hvilke produkter som skal være mulig å velge mellom gjør du jobben både enklere og raskere for selgerne dine. Det er også mulig å velge pr Oppdrag om du skal tillate at selgere endrer pris på produkter, noe som er vanlig der produktet kanskje bare er en kontrakt eller et tilbud med varierende størrelse.
6. Oppdraget kan ha ulike Kalendere for Møtebooking
Hvis du bruker Møter i Cube, kan du pr Oppdrag definere hvilke kalendere som skal vises for den som booker møtene. Brukeren kan dermed få ulike alternativer for ulike oppdrag, noe som gir mening hvis du har delt inn oppdragene dine etter hvem som skal gå i møtene, geografisk område eller lignende.
7. Oppdrag kan settes opp med ulikt Kundebilde
Ulike oppdrag har ulike krav og behov for informasjon ut til de som skal jobbe på oppdraget. Eksempelvis vil det i noen tilfeller være behov for å se postadressefelter, mens i andre tilfeller er dette bare støy. I oppsettet til Oppdraget kan du selv bestemme hvilke CRM-felter som skal vises ut til de brukerne som jobber med oppdraget, og hvilke som skal skjules. Alle CRM-felter er tilgjengelige i Kundedetaljer og ved redigering av kundekortet, men ved å kontrollere hvilke felter som vises når Kundebildet er aktivt og under behandling kan du hjelpe brukerne med å orientere seg raskere om den relevante informasjonen.
8. Oppdraget har sitt eget oppsett for Kommunikasjon
Hvert enkelt Oppdrag kan ha ulikt oppsett for SMS, herunder å sette tekst eller nummer som skal vises på utgående SMS samt unike SMS-maler. I tillegg kan hvert enkelt Oppdrag ha sitt eget oppsett for utgående e-post, for eksempel med egne HTML-maler og egen utgående mailkonto.
For utgående telefoni er det mulig å sette visningsnummer pr Oppdrag, noe som gjør det enkelt for brukere å bytte mellom ulike Oppdrag uten å tenke på hvilket nummer som vises ut mot Kundene. Dette gjør det også enkelt å styre tilbakering på ulike Oppdrag inn mot ulike svarere, køer eller mottakere. Man kan også definere pr Oppdrag om det er et felles nummer som skal vises ut mot Kundene eller om det er den enkelte brukers nummer som skal vises.
9. Oppdraget kan settes opp med egen timesføring
Timesføring i Cube skjer pr bruker pr Oppdrag. Dette vil si at timer vil akkumulere seg på Oppdraget etter hvert som brukere jobber med Kunder i det, og dette gjør det enkelt å holde oversikt over hvor mye ressurser som brukes på de ulike aktivitetene.
10. Oppdraget har sine egne prestasjonskriterier
Fordi hvert enkelt Oppdrag kan ha helt ulik Kundeflyt og sine egne Segmenter og kort sagt kan operere helt forskjellig fra andre Oppdrag, er det naturlig at det kan knyttes ulike forventninger til prestasjon for de ulike.
Prestasjon, eller Budsjettoppnåelse, måles ut fra antall Timer registrert, både for brukere og akkumulert på Oppdraget. Prestasjonen måles alltid i prosent ut fra den forventningen du angir og du kan velge mellom ulike kriterier.
- Antall Møter
- Antall "Ja" (som definert av Kundeflyten)
- Antall Produkter Solgt
- Antall Konklusjoner (som definert av Kundeflyten)
Prestasjoner akkumuleres også på tvers av Oppdrag til en samlet Prestasjon (eller Budsjettoppnåelse). Dette betyr at du ved å sette Prestasjonskriterier på alle dine Oppdrag når som helst vil kunne få et øyeblikksbilde av hvordan aktiviteten på samtlige Oppdrag utvikler seg.
11. Oppdraget har sine egne aktivitetsgrenser
Du kan på egen hånd eller i samråd med Oppdragsgiver/Dataeier sette en grense for hvor mye aktivitet som skal foregå på et Oppdrag. Dette kan endres fortløpende, men kan være en god indikator på hvor langt man har kommet i å nå enten sine interne eller eksterne forventninger til leveranse på et Oppdrag.
Man kan velge mellom disse Aktivitetsgrensene:
- Antall timer
- Antall "Ja" (som definert av Kundeflyten)
- Antall Konklusjoner (som definert av Kundeflyten)
- Antall Solgte Produkter
- Antall Møter
Når man legger til en Aktivitetsgrense vil man få en egen rapport på Oppdraget som viser hva grensen er satt til og hvor langt man har kommet på vei dit. Merk at denne gjelder for all Aktivitet på Oppdraget siden "tidenes morgen", eller Alt Til Nå, den er altså ikke tidsbestemt.
12. Oppdraget har sine egne analyse- og segmenteringsfelter
I Cube brukes CRM-felter som du har lagt til i Dataeier-oppsettet til veldig mye, og på Oppdrag kan det blant annet brukes som Analysefelt til Tilslagsanalyse, Segmentering og Registrere Utfall.
For alle disse kan du når som helst legge til Analysefelt ved et enkelt knappetrykk.
I og med at både form og innhold i ulike Oppdrag kan være svært ulikt, kan man ha svært ulike Analysefelter avhengig av hva man trenger. Eksempelvis ønsker man på et B2B møtebooking-Oppdrag å segmentere på bransje, antall ansatte og region, mens man på et B2C oppsalgs-Oppdrag ønsker å Registrere Utfall på alle som har blitt forsøkt nådd mer enn 4 ganger uten å svare. Ved å justere på hvilke Analysefelt du vil bruke på de ulike Oppdragene kan du gjøre jobben enklere og mer fleksibel for deg selv.
Oppsummering
Oppdraget er kanskje den mest sentrale byggeklossen i Cube, og derfor også den mest fleksible. Du kan bruke Oppdrag til uendelig mye, det er helt opp til deg å tenke ut hvilke muligheter som ligger der nå som du vet hvilke justeringer du kan gjøre. Men hvis du er i tvil eller lurer på noe, håper vi du tar kontakt med Headshed Support - vi vet ALT om hvor mye du kan få til og hjelper deg gjerne!