Hvordan bruker jeg SMS-flyt i Cube?

SMS brukt riktig er en superkraft. Du kan bygge opp enkle og mer komplekse SMS-flyter i Cube til bruk i kundeflyter og oppdragsgjennomføring og ta i bruk ulike automatiseringer.

Hvor finner jeg SMS-flyt?

Hvis du vil gjøre utsendelse av SMS mer "systematisk"  og direkte knyttet til registrering av utfall i en kundeflyt anbefaler vi å ta i bruk SMS-flyt. Dette er en svært fleksibel funksjon som du kan bruke til veldig mye. 

Du finner siden for oppsett på hvert Oppdrag under menyen Oppsett/SMS-Flyt i Oppdragsdetaljer. . 

Hva er forskjellen mellom SMS-flyt og "SMS" i Oppdragsoppsettet?

Kort fortalt er forskjellen mellom SMS-flyt og manuelt utsendte SMS-maler (som du finner under Kommunikasjon/SMS) at sistnevnte kan sendes når som helst i kundeflyten, altså fra hvilken som helst tilstand og uavhengig av hvilket utfall som lagres, mens SMS-flyten definerer hvilke utfall som skal ha en utgående SMS knyttet til seg. Med andre ord er det lagring av utfall som sender SMS i SMS-flyt.

Kundeflyt --> SMS-flyt
SMS-flyten baserer seg på oppdragets Kundeflyt, så når man skal sette opp en SMS-flyt er det vanlig at man gjør endringer i kundeflyten først. Dette kan for eksempel skje hvis du skal ha en "purre-SMS" i flyten din - da må du først legge til denne statusen i Kundeflyten, og så komme tilbake til SMS-flyten og bestemme hva som skal skje når en kunde kommer dit. 

Automatisk utsendelse av SMS ved "Ikke svar"

Når man forsøker å kontakte en kunde og ikke får svar har Cube en egen funksjon for å registrere dette - denne kalles "Ikke Svar" og for agentene som har kundekort foran seg ser det slik ut: (her ligger kunden i "Correction needed"-tilstand). Registrering av "Ikke svar" vil ikke endre kundens tilstand.

I SMS-flyt-oppsettet for oppdraget kan man slå på automatisk SMS på tilstanden "Ikke svar". 

Her er det slått PÅ og lagt inn en enkel mal hvor navnet er flettet inn. Med dette oppsette vil Cube automatisk sende ut en SMS ved registrering av Ikke svar. SMS-en vil sendes til det første gyldige mobilnummeret til kunden. Dersom kunden ikke har et gyldig mobilnummer (kun fastnummer eller helt uten nummer) vil det ikke sendes ut en SMS. 

For brukere vil det da se slik ut i Kundebildet, gitt at oppdraget er satt opp til å forhåndsvise kunder: (denne kunden ligger i "Ready" tilstand)

Vi ser at det er to ikoner på "Ikke svar" knappen til høyre. 
Når agenten trykker på denne registreres det et "Ikke svar"-utfall (som ikke endrer kundens tilstand), og det sendes ut en SMS basert på den definerte malen. SMS'en logges også i historikken til kunden.

Automatisk utsendelse av SMS ved "Ikke svar" når man ringer prediktivt med Cube Dialer

For de som har Cube Dialer og benytter seg av arbeidsmodusen "Prediktiv" så vil Cube med denne SMS-flyten påslått automatisk sende SMSen til kunden hvis Cubot (som ringer på vegne av deg i prediktiv modus) ikke får svar. Det kan ta opp til 10 minutter fra kunden er ringt til han får SMS siden vi henter inn "Ikke svar" fra Cube Dialer hvert 10 minutt - som regel vil det gå raskere

Automatisk utsendelse av SMS ved tilbud/salg

I eksempelet over har vi tre utfall. Vi ønsker å sende ut en SMS som ber kunden om å bekrefte sitt kjøp (og vårt salg), og når kunden svarer med noe som kan tolkes bekreftende vil vi at kunden skal gå over i statusen "Bekreftet salg", hvorpå kunden skal få en ny SMS som kvitterer at vi har mottatt bekreftelsen.

Vi begynner med å angi hva som skal skje når noen registrerer "Salg": 

Selve SMS-malen lager du på samme måte som den manuelle SMS-malen (se over). 
Så skal vi definere den "Innkommende SMS-flyt"en ved å trykke "Legg til". 

Du blir nå bedt om å velge hvilket utfall som skal registreres når et av et utvalg ord blir registrert i den innkommende SMS'en. 

Det kan være lurt å ta høyde for at kunden svarer både det ene og det andre. 

Hvis kunden nå svarer på den utgående SMS'en som sendes ved "Salg" med et av de ordene som vi angir, vil det bli registrert "Bekreftet salg" på kunden. 

Det som nå gjenstår er å definere på samme vis hva som skal skje når kunden havner i "Bekreftet salg", nemlig å sørge for at det går ut en ny SMS. 

I dette tilfellet vil vi ikke at kunden skal svare oss noe mer, så vi angir ingen videre SMS-flyt fra denne. 

SMS-påminnelser

Det er ikke alltid at kunden svarer på våre utgående SMS umiddelbart, til tross for at vi gjerne vil ha svar så raskt som mulig. Hvis det går for lang tid kan det hende kunden har glemt oss, og da kan det være lurt å sende en påminnelse. 

Hvilke regler som skal gjelde for påminnelser angir du på SMS-flyten for en spesifikk tilstand, i dette eksempelet "Salg": 

Vi vil minne kunden på at vi venter etter et par timer. Da trykker vi på "Legg til" der det akkurat nå står at det er 0 påminnelser. 

Man angir altså først hvor lang tid det skal gå fra den siste SMS'en som gikk ut til det går ut en påminnelse. Når man har gjort dette får man flere valgmuligheter: 

Vi har nå angitt at det skal sendes én påminnelse. Den vil se ut som malen som gjelder for "Salg", bortsett fra at den vil ha "Påminnelse:" lagt på i starten av meldingen. Denne teksten kan du endre. 

Du kan også angi et tidsvindu for når påminnelser skal gå ut. Eksempelvis ønsker man gjerne å unngå at bekreftelsesmeldinger som sendes ut like før klokken 21 skal bli gjentatt i form av en påminnelse klokken 23 - med disse reglene vil den gå ut tidligst klokken 09:00 neste dag. 

For å lage flere påminnelser kan du legge til flere, for eksempel hvis du vil ha en ny påminnelse 24 timer etter den første SMS'en.