I Cube anonymiserer vi kunder i stedet for å slette de. Dette gjør blant annet at vi fortsatt kan bruke enkelte salgsdata. Her kan du lese mer om hvordan det fungerer.
Hva innebærer anonymisering?
Datatilsynet har laget en god veileder som forklarer mye knyttet til begrepene og hva som er ønsket praksis, blant annet for å holde seg innenfor lovverk og reguleringer.
For Cube betyr anonymisering at vi i stedet for å slette kundedata skriver over og blanker ut alle felter som kan inneholde persondata på kundekortet, og markerer kundekortet som anonymisert.
Hvis du har skrudd på opptak av samtaler i Cube, vil disse også bli slettet når du anonymiserer kunden.
Dette betyr igjen flere ting:
1. Det er (og skal være) umulig å spore opp informasjon om kunden igjen etter at anonymiseringen er gjennomført. Med andre ord er det å anonymisere ikke reversibelt, altså du kan ikke angre i etterkant.
2. Selv om kundekortet blir anonymisert, bevarer vi kundens unike Cube-id (som ikke er knyttet til kundens valgte kundeid, dvs den id'en du eller andre har bestemt at kunden skal ha) og denne er koblet opp mot registrerte utfall, solgte produkter, etc. Dette gjør at Cube eksempelvis kan si at bruker X har solgt produkt Y på dato Z, mens hvis kunden er anonymisert vet Cube ikke lenger hvem det ble solgt til. På denne måten ivaretar vi integriteten i de resultatene som brukerne produserer uten å ødelegge de fordi kundene "fordufter".
3. Det å anonymisere en kunde og gjøre den ugjenkjennelig betyr nødvendigvis at det ikke er noe som hindrer deg eller andre å legge til kunden på nytt, med nøyaktig de samme opplysningene. Kunden vil da få en ny unik Cube-id og er da helt frikoblet fra hva som enn måtte ha blitt registrert på sin gamle, anonymiserte, oppføring.
Så hvordan anonymiserer jeg kunder?
Cube vil helst ha kontroll på hvor kundene befinner seg i en Kundeflyt inne i et Oppdrag. Derfor er operasjonen for å anonymisere kunder knyttet til ett oppdrag av gangen.
OBS! Her forutsetter vi at du allerede har flyttet kundene du vil anonymisere inn i et oppdrag, eller at du vil anonymisere alle kundene i et oppdrag. Trenger du hjelp med å flytte et utvalg kunder inn i et oppdrag eller flytte enkeltkunder til et oppdrag, finnes dette beskrevet i andre artikler.
Det enkleste stedet å starte er enten i Oppdragsoversikten eller inne på Oppdragsdetaljer.
Fra Oppdragsoversikten trykker du på oppdragsnavnet og velger "Arkiver oppdraget".
Fra Oppdragsdetaljer trykker du på arkivboksen for å arkivere oppdraget.
Når du arkiverer et oppdrag, vil ikke listen med Ledige kunder i det være synlig for selgere lenger, og det forsvinner fra listen over Aktive oppdrag. Ingen data blir slettet av arkivering, og du kan når som helst reaktivere oppdraget - vi anbefaler hyppig arkivering for å unngå at din Cube blir et villniss av oppdrag. :)
Når du har trykket på den knappen kommer du hit:
Her vil du se at du kan velge om du vil anonymisere kundene i oppdraget eller ikke, og at det ikke er valgt noe alternativ i utgangspunktet. Med andre ord må du her ta et aktivt valg med hensyn til hva du skal gjøre - og i dette tilfellet vil vi anonymisere kundene. Da trykker vi på knappen der det står "Ja, jeg vil at alle kundene skal anonymiseres".
Når dette er gjort er prosessen i gang, oppdraget er arkivert og kundene anonymisert like etterpå. Kundene (det vil si det fnugget som er igjen etter at alt annet er anonymisert) vil vises som "Anonymiserte kunder i datasettet" under Kundehåndtering.
Anonymiserte kunder i rapporter og oversikter
Hvis du nå skulle finne på å laste ned utfall, salg eller annen historikk som viser til disse kundene, vil det fremstå omtrent slik i Cube (eksempelet er fra utfallsoversikten):
Og hvis du prøver å gå inn på selve kundekortet ved å klikke på navnet vil du få denne beskjeden:
Nedlasting til Excel av de samme 5 utfallene vil fremstå omtrent som dette:
Der altså all informasjon er blanket ut og navnet er overskrevet med "Anonymized".
Hjelp, jeg har anonymisert feil kunder!
Vel, det er jo uheldig. Som nevnt over er det ikke mulig å angre denne skjebnesvangre avgjørelsen. Men, det finnes kanskje et håp.
Det finnes selvsagt en backup et sted, og denne oppdateres fortløpende. Hvis du er RASK, kan databasen gjenskapes ut fra en backup, gitt at det ikke har gått så lang tid at backupen har blitt overskrevet av den anonymiserte utgaven. Ta kontakt med Headshed Support hvis panikken er i ferd med å ta deg. Det er egentlig et godt generelt råd.